Podział na grupy w celu prowadzenia mniejszych, sfokusowanych dyskusji jest ważną częścią zajęć lekcyjnych, którą, dzięki funkcji Breakout Rooms Zooma, można przenieść do przestrzeni cyfrowej.

Breakout Rooms to jedna z najpopularniejszych funkcji Zoom Meetings. Niedawno została dodana nowa opcja umożliwiająca uczestnikom spotkania samodzielne wybieranie pokoju, do którego chcą dołączyć. Wcześniej to gospodarz spotkania musiał sam przypisać uczestnika do pokoju. Teraz, gdy włączy opcję Samodzielny wybór pokojów do spotkań (Self-Select Breakout Rooms) (od wersji Zoom 5.3.0), uczestnicy mogą swobodnie poruszać się między pokojami bez angażowania gospodarza. Poniżej przedstawiamy kilka informacji, o których trzeba wiedzieć, aby z powodzeniem korzystać z funkcji Breakout Rooms podczas następnych zajęć lub spotkań Zoom:

Włączanie Breakout Rooms

Zoom umożliwia tworzenie do 50 oddzielnych pokoi do współpracy i dyskusji w małych grupach. Aby włączyć tę opcję przejdź na stronę zoom.us, zaloguj się na swoje konto i przejdź do ustawień konta. W obszarze Na spotkaniu (In Meeting) (zaawansowane) włącz funkcję Breakout Rooms. Po jej uruchomieniu możesz w czasie spotkań tworzyć pokoje klikając ikonę Breakout Rooms w prawym dolnym rogu paska narzędzi.

Przypisywanie uczestników do pokojów

Podczas planowania spotkania gospodarz ma możliwość wcześniejszego przypisania uczestników do pokojów. Ta opcja jest przydatna gdy gospodarz wie wcześniej, jak chce grupować swoich uczestników.

Aby zaplanować spotkanie z wcześniej przypisanymi pokojami:

1. Upewnij się, że opcja Zezwalaj gospodarzowi na przypisywanie uczestników do pokojów spotkań podczas planowania (Allow host to assign participants to Breakout Rooms when scheduling) jest włączona.
2. Planując nowe spotkanie włącz: Wstępne przypisywanie pokojów spotkań (Breakout Rooms pre-assign).
3. Następnie możesz wybrać Utwórz pokoje (Create Rooms), aby skonfigurować pokoje i przypisać uczestników ręcznie używając ich adresów e-mail lub korzystając z opcji Importuj z CSV (Import from CSV), co pozwala skorzystać z szablonu CSV, w którym są podane pokoje i uczestnicy.
4. Jeżeli chcesz nazwać pokoje, kliknij wybrany pokój, a następnie ikonę ołówka, co pozwoli Ci zmienić jego nazwę.
5. Po utworzeniu pokojów i przypisaniu do nich uczestników kliknij Zapisz (Save) zanim przejdziesz do planowania spotkania.

Tworzenie pokoi w czasie spotkania

Na pasku narzędzi spotkania gospodarz lub współgospodarz może kliknąć ikonę Breakout Rooms i uzyskać dostęp do następujących opcji zarządzania pokojami:

• Automatyczne/ręczne tworzenie pokoju (Automatic vs. manual room creation) – automatyczne tworzenie tworzy pokoje przydzielając do nich uczestników losowo lub umieszczając ich we wstępnie przypisanych pokojach. Ręczne tworzenie natomiast pozwala indywidulanie stworzyć pokoje i przypisać do nich każdego z uczestników.
• Przenieś uczestników (Move participants) – aby przenieść uczestnika kliknij na jego nazwę i przypisz go do innego pokoju.
• Usuń pokój (Delete room) – ta opcja usuwa wybrany pokój. Nie powoduje jednak usunięcia uczestników tego pokoju ze spotkania. Gdy pokój zostanie usunięty, jego uczestnicy zostaną umieszczeni z powrotem w kolejce do innych pokoi.
• Odtwórz (Recreate) – ta opcja umożliwia automatyczne odtworzenie pokoi i przydzielonych do nich uczestników. Pokoje można też odtworzyć ręcznie.

Ustawianie opcji Breakout Rooms

W panelu Breakout Rooms znajduje się menu Opcje, które obejmuje funkcje takie jak:

•  Przenieś wszystkich uczestników do Breakout Rooms (Move all participants to Breakout Rooms) – ta opcja, po wybraniu Otwórz wszystkie pokoje (Open All Rooms), przenosi automatycznie wszystkich uczestników do Breakout Rooms.
• Ustaw licznik czasu (Set a timer) – możesz utworzyć pokoje na określony czas, po którym wszyscy wrócą do głównej sesji.
• Odliczanie do zamknięcia pokojów (Countdown after closing Breakout Rooms) – ta opcja pokazuje uczestnikom pokojów czas pozostały do powrotu do głównej sesji.
• Zezwalaj uczestnikom na powrót do głównej sesji w dowolnym momencie (Allow participants to return to the main session at any time) – ta opcja daje uczestnikom możliwość powrotu do głównej sesji bez żadnych ograniczeń czasowych.

Zarządzanie pokojami

Te funkcje mogą pomóc w zarządzaniu tempem i przebiegiem sesji, gdy wszyscy uczestnicy znajdują się w swoich pokojach:

• Samodzielny wybór pokoju (Self-select a Breakout Room) (NOWOŚĆ) – organizator może tworzyć pokoje (Breakout Rooms) podczas spotkania, dając uczestnikom możliwość samodzielnego wyboru pokoju, do którego chcieliby dołączyć bez ingerencji organizatora.
• Odwiedzanie pokojów (Visiting rooms) – jako gospodarz lub współgospodarz możesz przechodzić z pokoju do pokoju.
• Nadawanie wiadomości (Broadcasting a message) – gospodarz może wysłać wiadomość do każdego pokoju. Ta funkcja jest przydatna, jeśli na przykład chcesz przypomnieć o zbliżającym się końcu dyskusji.
• Zamykanie wszystkich pokoi (Closing all rooms) – kiedy będziesz gotowy do zamknięcia pokojów, możesz kliknąć Zamknij pokoje (Close Rooms); uczestnicy zostaną powiadomieni o zbliżającym się dołączeniu do sesji głównej.
• Odsyłanie uczestników z powrotem do Breakout Rooms (Sending participants back to breakouts) – po zamknięciu sesji możesz zawsze zdecydować o ponownym podzieleniu uczestników. Jest to przydatne w przypadku dłuższych zajęć lub wydarzeń, ponieważ możesz podzielić uczestników tyle razy, ile chcesz.
• Odpowiadanie na prośby o pomoc (Responding to help requests) – uczestnicy mogą kliknąć ikonę Poproś o pomoc (Ask for Help), aby zaprosić gospodarza do pokoju w celu uzyskania pomocy. Gospodarz otrzyma powiadomienie i będzie mógł wejść do tego pokoju.

Udział w Breakout Rooms

Jako uczestnik Breakout Rooms masz podobne możliwości jak w czasie zwykłego spotkania. Obejmują one:

• Samodzielny wybór pokoju (Self-select your Breakout Room) – możesz wybrać pokój, do którego chcesz dołączyć (jeżeli organizator włączył tę funkcję). Oznacza to, że uczestnicy spotkania mogą swobodnie przemieszczać się między pokojami spotkań bez konieczności przypisywania ich przez gospodarza.

Uwaga: Aby samodzielnie wybierać pokoje zarówno gospodarz spotkania, jak i uczestnicy muszą korzystać z aplikacji Zoom w wersji 5.3.0 lub nowszej.

• Udostępnianie ekranu (Screen sharing) – możesz udostępniać swój ekran w pokoju tak samo, jak podczas zwykłego spotkania. Jednak gospodarz musi umożliwić uczestnikom udostępnianie ich ekranów w pokojach Breakout Rooms.
• Czat na spotkaniu (In-meeting chat) – możesz również czatować i wysyłać wiadomości do innych uczestników będących w tym samym pokoju lub udostępniać im linki itp.
• Proszenie gospodarza spotkania o pomoc (Asking the host for help) – ta funkcja umożliwia skontaktowanie się z gospodarzem w celu poinformowania go, że potrzebujesz pomocy. Gospodarz spotkania może natychmiast odpowiedzieć, dołączając do pokoju lub wysłać wiadomość do uczestników przebywających w tym pokoju.

Zapraszamy do zapisów na szkolenia z obsługi Zoom: https://zoom-polska.pl/szkolenia/ lub specjalne, godzinne szkolenie z Zoom Breakout Rooms.

Więcej informacji: marketing@acnet.com.pl lub +48 509 809 534.