Jak zorganizować pracę zdalną w firmie?

Praca zdalna

Pandemia koronawirusa zmusiła wiele firm do wysyłania pracowników na „home office”. Oczywiście, praca zdalna nie jest możliwa w każdym przedsiębiorstwie, jednak bardzo dobrze sprawdzi się podczas pracy biurowej. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom i narzędziom praca zdalna może przebiegać tak samo sprawnie, jak praca w biurze. Jak udało nam się zorganizować pracę zdalną w naszej firmie – Acnet?

Odpowiednie oprogramowanie do pracy zdalnej

Wszyscy pracownicy naszej firmy korzystają z płatnych licencji Pro Zoom oraz GSuit (w tym Meet), a część także z MS Teams. Do tego używamy płatnych licencji oprogramowania Linkus, co pozwala nam odbierać połączenia przychodzące na stacjonarne numery firmy będąc poza nią. Dzięki temu bardzo łatwo i sprawnie się ze sobą komunikujemy. Także z klientami pozostajemy w stałym kontakcie online – nie tylko drogą mailową, ale również organizując wideokonferencje.

Oprogramowanie do prowadzenia wideokonferencji i telefonii zainstalowano na wszystkich urządzeniach będących w dyspozycji pracowników (komputerach, smartfonach, itp.). Dzięki temu możemy prowadzić spotkania niezależnie od tego czy znajdujemy się w firmie, w domu, czy w trasie. Oprogramowanie zainstalowano w taki sposób, że wywołanie konkretnej osoby czy też osób odbywa się za pomocą kilku kliknięć, a nie poprzez rozsyłanie linków. Dzięki temu większość wewnętrznych spotkań (wielokrotnie w ciągu dnia) odbywa się już za pomocą wideokonferencji, a nie za pomocą telefonów. Przygotowano także specjalne tła z logo Acnetu dla wszystkich pracowników, żeby czuli się komfortowo i profesjonalnie uczestnicząc w wideokonferencjach ze swoich domów.

Monitor All-In-One DTEN ME 27"
Monitor All-In-One DTEN ME 27″

Profesjonalne narzędzia do pracy zdalnej

Wszyscy pracownicy naszej firmy korzystają z komputerów All-In-One 21″ (wyposażonych w kamery, mikrofony i głośniki). Część pracowników korzysta także z terminali wideokonferencyjnych 27″, dzięki czemu możemy prowadzić wideokonferencje najwyższej jakości. Sprzęt ten zapewnia lepszą jakość wideokonferencji i generalnie wyższy komfort pracy niż zwykłe notebooki. Większość pracowników korzysta z profesjonalnych słuchawek zapewniających wyższy komfort pracy w firmie lub w domu, gdy w pomieszczeniu znajduje się wiele osób. Dostępne są także zestawy głośnomówiące, kamery itp. Każdy z nas posiada własny telefon służbowy, z zainstalowanym oprogramowaniem Linkus, co również umożliwia szybkie kontaktowanie się z innymi osobami.

Komputer All-In-One 21" do pracy zdalnej
Komputer All-In-One 21″ do pracy zdalnej

Wyposażenie sal konferencyjnych

Dwie sale wideokonferencyjne w naszej firmie wyposażono w interaktywne monitory wideokonferencyjne 55″ i 65″ do prowadzenia wideokonferencji Zoom i MS Teams. W salach tych prowadzimy nie tylko zdalne spotkania z klientami lub dostawcami, lecz także wewnętrzne spotkania oraz narady (ostatnio także zgromadzenie wspólników). Monitory te służą do prezentacji dokumentów omawianych w czasie takich spotkań. Notatki nanoszone na interaktywnym monitorze, czy też całe nagrania spotkań, są w prosty sposób przekazywane dalej. W ten sposób zwykłe rzutniki i rozwijany ekran odstawiliśmy w kąt.

Wykorzystywanie dysków zewnętrznych

W Acnecie korzystamy też z zewnętrznych dysków Google. Dzięki temu wielu pracowników ma możliwość pracować wspólnie na jednym dokumencie, a następnie udostępniać go innym osobom. W ten sposób tworzymy różne materiały (teksty, grafiki, bazy danych itp.) do których dostęp mają wyłącznie pracownicy naszej firmy.

Organizowanie spotkań integracyjnych

Ze względów bezpieczeństwa obecnie wszelkie wewnętrzne spotkania w naszej firmie odbywają się za pomocą systemów wideokonferencyjnych. Ostatnio na przykład zorganizowana została wigilia firmowa na Zoomie, w której uczestniczyła większość pracowników. Dzięki temu osoby, które wyjechały na święta do różnych miejsc w całej Polsce, mogły również dołączyć do spotkania.

Spotkanie pracowników
Spotkanie pracowników

Wirtualne wizyty w showroomie

W siedzibie naszej firmy znajduje się showroom, w którym znajdują się profesjonalne sprzęty do prowadzenia wideokonferencji. Są to monitory interaktywne All-In-One, kamery śledzące prezentera, zestawy głośnomówiące, mikrofony itp. Jeżeli klienci są zainteresowani zobaczeniem sprzętów, organizujemy wideokonferencję podczas której pokazujemy jak działają i odpowiemy na wszelkie pytania klientów.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat sprzętu oraz oprogramowania? Zapraszamy do kontaktu mailowego: marketing@acnet.com.pl lub telefonicznie: (+48) 22 863 81 19.