Jak tworzyć bezpieczne i zgodne z RODO spotkania?

Zoom a RODO

Organizując spotkania na Zoomie należy pamiętać aby były one bezpieczne oraz zgodne z przepisami RODO. Urząd Ochrony Danych Osobowych przygotował listę wskazówek jak bezpiecznie korzystać z systemów wideokonferencyjnych oraz jak zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych podczas korzystania z tych programów: https://uodo.gov.pl/pl/138/1525.

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1525

Zoom umożliwia zorganizowanie wideokonferencji zgodnej z większością tych porad. Warto wiedzieć także, że Zoom nie sprzedaje danych osobowych swoich użytkowników, ani nigdy w przeszłości nie sprzedawał danych użytkowników i nie ma zamiaru sprzedawać ich w przyszłości. Zoom nie monitoruje żadnych spotkań ani ich zawartości. Przestrzega również wszystkich obowiązujących praw, zasad i przepisów dotyczących prywatności w jurysdykcjach, w których działa, w tym RODO i CCPA.

Zoom bardzo poważnie traktuje prywatność swoich użytkowników. Zbiera tylko dane, które są niezbędne do świadczenia usługi. Dane te obejmują podstawowe informacje techniczne, takie jak adres IP użytkownika, szczegóły systemu operacyjnego i szczegóły urządzenia.

Zoom wdrożył zabezpieczenia chroniące prywatność użytkowników, które zapobiegają nieautoryzowanemu dostępowi do wszelkich treści udostępnianych przez użytkowników podczas spotkań, w tym między innymi do treści wideo, audio i czatu z tych spotkań. O ile spotkanie nie jest nagrywane przez gospodarza, zawartość wideo, audio i czatu nie jest przechowywana. Ponadto uczestnicy są powiadamiani za pośrednictwem audio i wideo, gdy gospodarz nagrywa spotkanie za pomocą Zoom i mają wybór, czy chcą dołączyć do spotkania, czy je opuścić.

Żadne dane dotyczące aktywności użytkowników na platformie Zoom – w tym treści wideo, audio i czatu – nie są nigdy udostępniane stronom trzecim w celach reklamowych.

Zoom umożliwia pobranie aplikacji ze swojej oficjalnej strony, a także ze sklepu Google Play lub App Store. Aplikacja dysponuje szyfrowaniem end-to-end (E2EE), co również zwiększa bezpieczeństwo. Dodatkowo, Zoom oferuje możliwość korzystania z niego z przeglądarki internetowej dla osób, które nie chcą pobierać aplikacji na swoje urządzenie.

Użytkownicy  Zooma mogą także podpisać aneks dotyczący przetwarzania danych osobowych, który jest dostępny dla klientów do wypełnienia i przesłania do Zoom. Dokument zawiera podpis Zoom Video Communications, Inc. Po wysłaniu prawidłowo wypełnionego aneksu do  Zooma aneks ten stanie się prawnie wiążący.

Podczas spotkania Zoom pozwala na ustawienie pseudonimu jeżeli użytkownik nie chce podawać swojego prawdziwego imienia i nazwiska. Można także wyłączyć swoją kamerę lub mikrofon, czy ustawić wirtualne tło, co pozwala na zachowanie większej prywatność podczas wideokonferencji. Organizując spotkanie na Zoomie można również zabezpieczyć je hasłem oraz włączyć poczekalnię, aby kontrolować, kto dołącza do spotkania. Zoom pozwala także udostępniać innym osobom pliki, bez udostępniania swojego pulpitu.

Poniżej kilka wskazówek, które funkcje włączyć aby spotkania organizowane na Zoomie były bezpieczniejsze oraz zgodne z przepisami RODO:

Zgoda uczestników na nagrywanie spotkania

Administratorzy kont lub organizatorzy spotkania mogą włączyć opcję powiadomienia o nagrywaniu spotkania dla uczestników. Po włączeniu tej funkcji, podczas spotkania, przed rozpoczęciem nagrywania każdemu z uczestników wyświetli się okienko z informacją, że spotkanie będzie nagrywane. Następnie uczestnicy mogą zdecydować czy chcą kontynuować spotkanie, czy  je opuścić.

Nagrywanie spotkania

Dodatkowo, gdy nagrywanie jest włączone, dostępny jest wskaźnik wizualny. Dzięki temu każdy z uczestników widzi, że spotkanie jest w danej chwili nagrywane.

Udostępnianie ekranu bez udostępniania pulpitu

Kolejną przydatną funkcją, którą oferuje Zoom jest możliwość udostępniania konkretnego pliku, strony internetowej lub fragmentu ekranu. Dzięki tej opcji podczas udostępniania uczestnicy będą widzieli tylko konkretny plik na przykład prezentację, a nie wyświetli im się pulpit osoby udostępniającej. Nawet jeżeli udostępniający podczas wyświetlania pliku włączy swój pulpit, uczestnicy go nie zobaczą.

Udostępnianie ekranu

Zabezpieczenie spotkania hasłem

Organizator spotkania może jeszcze bardziej zwiększyć bezpieczeństwo, wymagając od uczestników podania hasła, aby mogli dołączyć do spotkania. Tę funkcję można zastosować zarówno do osobistego identyfikatora spotkania, aby tylko osoby, które znają hasło mogły się z nami skontaktować, jak i do nowo zaplanowanych spotkań.

Hasło

Włączanie poczekalni

Administrator konta lub gospodarz spotkania mogą włączyć poczekalnię jako domyślne ustawienie konta, dla indywidualnych spotkań lub jako szablon spotkania. Jeśli poczekalnia jest włączona zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje możliwość dołączenia do spotkania osób niepożądanych. Gospodarz spotkania może zweryfikować każdą osobę, która chce dołączyć do spotkania. Następnie może pozwolić danej osobie dołączyć do spotkania lub usunąć ją z poczekalni.

Poczekalnia

Zoom pozwala również na wysyłanie wiadomości osobom znajdującym się w poczekalni, a także na dodanie opisu w poczekalni. Jest  to doskonałe miejsce na dodanie dodatkowych informacji, wytycznych dotyczących spotkań lub zasad, których powinni przestrzegać uczestnicy.

Oczywiście funkcji bezpieczeństwa jest dużo więcej. Jeżeli chcesz poznać także inne opcje i sprawić, aby Twoje spotkania były skutecznie  zabezpieczone oraz zgodne z przepisami RODO – koniecznie zapisz się na szkolenie z bezpiecznej obsługi Zooma: https://zoom-polska.pl/bezpieczna-obsluga-zooma/

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.