Jak organizować bezpieczne wydarzenia publiczne na Zoomie?

Lekcja jogi na Zoomie

Obecnie na Zoomie organizowane są przeróżne wydarzenia. Od pracy zdalnej, webinariów, konferencji, uroczystości publicznych, zdalnych lekcji, sesji jogi po wiele innych. Organizując spotkania na Zoomie warto pamiętać, aby zachować odpowiednie środki ostrożności. Pozwoli to uniknąć pojawienia się osób niezaproszonych, które mogą zakłócić spotkania. Jak zorganizować bezpieczne wydarzenia na Zoomie?

Podczas wydarzeń online, mogą wystąpić różne zakłócenia np. gdy spotkanie oraz informacje o nim zostaną udostępnione publicznie. Użytkownik może udostępnić link do prywatnego spotkania w mediach społecznościowych, wysłać informacje o swojej zdalnej lekcji do przyjaciela, wysłać komuś zaproszenie e-mailem. Kiedy te linki są dostępne w mediach społecznościowych lub na innych publicznych forach, wydarzenie jest całkowicie publiczne i każdy, kto ma link, może do niego dołączyć. Oznacza to, że potencjalnie są one podatne na zakłócenia.

Jak zorganizować bezpieczne wydarzenie publiczne na Zoomie:

  • Dobrym rozwiązaniem do organizacji dużych wydarzeń na żywo jest Zoom Webinars. Dzięki Zoom Webinars tylko gospodarze, współprowadzący oraz paneliści mogą mówić, wyświetlać wideo i udostępniać ekrany. Gospodarze i współgospodarze mogą również dostosować funkcje czatu oraz pytań i odpowiedzi, aby tylko niektóre treści trafiały do ​​szerszej publiczności. Kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej o Zoom Webinars.
  • Zoom Meetings nie zostało zaprojektowane do organizowania wydarzeń publicznych, jeśli jednak zdecydujemy się na organizację takiego wydarzenia warto pamiętać, aby unikać używania osobistego identyfikatora spotkania (PMI). PMI to w zasadzie jedno ciągłe spotkanie i lepiej, aby osoby postronne nie korzystały z tego identyfikatora po zakończeniu imprezy.
  • Bez względu na to, jakiego typu rozwiązania Zoom zdecydujemy się użyć do organizacji swojego wydarzenia, należy zapoznać się z ustawieniami i funkcjami. Pozwoli to dowiedzieć się jak chronić swoje wirtualne spotkanie, gdy zajdzie taka potrzeba.

W przypadku korzystania z Zoom Meetings do organizowania wydarzeń warto poznać funkcje, które pomogą zapewnić bezpieczeństwo i bezproblemową obsługę. Poniżej przedstawiamy klika wskazówek, które pozwolą zapobiegać zakłóceniom.

Zarządzanie udostępnianiem ekranu

Aby przypadkowe osoby, podczas wydarzenia nie miały możliwości przejęcia kontroli nad ekranem i udostępniania niechcianych treści, można to ograniczyć. Przed spotkaniem lub w trakcie spotkania, na pasku sterowania gospodarza ustawić opcję, że tylko gospodarz może udostępniać ekran. Wystarczy kliknąć strzałkę obok opcji Share Screen (Udostępnij ekran), a następnie przejdź do Advanced Sharing Options (Zaawansowane opcje udostępniania). W sekcji Who can share? (Kto może udostępniać?) wybierz Only Host (Tylko Host) i zamknij okno.

Można także przełączać uprawnienia udostępniania pod ikoną Security (Bezpieczeństwo) lub zmienić domyślną opcję udostępniania w ustawieniach Zoom.

Bezpieczne wydarzenia online - gotowanie

Zarządzanie uczestnikami

  • Allow only signed-in users to join (Zezwalaj tylko zalogowanym użytkownikom na dołączanie). Jeśli ktoś spróbuje dołączyć do wydarzenia i nie jest zalogowany do Zoom za pomocą adresu e-mail, na który został zaproszony, otrzyma wiadomość z informacją „To spotkanie jest przeznaczone tylko dla autoryzowanych uczestników”. Jest to przydatne, jeśli chcemy kontrolować listę gości i zapraszać na wydarzenie tylko tych, których chcemy.
  • Lock the meeting (Zablokuj spotkanie). Po zablokowaniu spotkania Zoom, nowi uczestnicy nie będą mogli do niego dołączyć, nawet jeśli mają identyfikator spotkania i hasło. Wystarczy kliknąć ikonę Security (Bezpieczeństwo) u dołu ekranu. W wyskakującym okienku nacisnąć przycisk z napisem Lock the meeting (Zablokuj spotkanie).
  • Set up your own two-factor authentication (Skonfiguruj własne uwierzytelnianie dwuskładnikowe). Nie musisz udostępniać rzeczywistego łącza do spotkania. Istnieje możliwość generowania losowego identyfikatora spotkania podczas planowania wydarzenia oraz wymagania wpisania hasła, aby dołączyć. Można udostępnić te dane prywatnie odpowiednim uczestnikom.
  • Remove unwanted or disruptive participants (Usuń niechcianych lub przeszkadzających uczestników). Można usunąć kogoś ze spotkania, używając ikony Security (Bezpieczeństwo) lub Participants (Uczestnicy). W menu Participants możesz przesunąć kursor myszy nad nazwę uczestnika, a pojawi się kilka opcji, w tym Remove (Usuń). Wystarczy kliknąć tę opcję, aby wyrzucić kogoś ze spotkania.
  • Allow removed participants to rejoin (Zezwalaj usuniętym uczestnikom na ponowne dołączenie). Gdy kogoś usuniemy, nie będzie mógł on ponownie dołączyć do spotkania. Można jednak przełączać ustawienia, aby zezwolić usuniętym uczestnikom na ponowne dołączenie, na wypadek gdy wyrzucimy niewłaściwą osobę.
  • Disable video (Wyłącz wideo). Gospodarz może wyłączyć czyjeś wideo. Pozwala to na blokowanie niechcianych, rozpraszających lub nieodpowiednich osób z włączoną kamerą.
  • Mute participants (Wycisz uczestników). Gospodarz może wyciszać/wyłączać wyciszenie poszczególnych uczestników lub wszystkich naraz. Może także włączyć opcję Mute Upon Entry (Wycisz przy wejściu) w ustawieniach, aby uczestnicy, dołączali do spotkania z wyłączonym mikrofonem.
  • Suspend participant activities (Zawieszanie działań uczestników). Gospodarz i współgospodarze mogą wstrzymać spotkanie, aby usunąć i zgłosić osobę naruszającą prawo i zapobiec dalszym zakłóceniom. Aby to zrobić należy kliknąć ikonę Security  (Bezpieczeństwo) i wybrać opcję Suspend Participant Activities (Zawieś działania uczestników). Tymczasowo zatrzymamy wszystkie wideo, audio, rozmowy na spotkaniu, adnotacje, udostępnianie ekranu i nagrywanie oraz zakończyć pokoje Breakout Rooms. Można wznowić spotkanie, ponownie włączając tę funkcję.
  • Turn off file transfer (Wyłącz przesyłanie plików). Przesyłanie plików podczas spotkania umożliwia innym udostępnianie plików za pośrednictwem czatu podczas spotkania. Jeżeli nie chcemy aby czat był bombardowany niechcianymi zdjęciami, GIF-ami, memami i innymi treściami należy włączyć tę opcję.
  • Turn off annotation (Wyłącz adnotacje). Gospodarz i uczestnicy mogą wspólnie rysować i oznaczać treści za pomocą adnotacji podczas udostępniania ekranu. Można wyłączyć tę funkcję w ustawieniach, aby uniemożliwić innym pisanie na ekranie.
  • Disable private chat (Wyłącz czat prywatny). Uczestnicy mogą używać czatu do wysyłania prywatnych wiadomości do całej grupy lub do siebie nawzajem. Można ograniczyć możliwość czatowania między uczestnikami podczas wydarzenia, aby ograniczyć rozpraszanie uwagi. Należy kliknąć Chat (Czat) na dole ekranu, a następnie u dołu okna rozmowy grupowej kliknąć trzy kropki. Tam można włączać opcje dotyczące tego, kto może z kim rozmawiać na spotkaniu.
  • Report a user (Zgłoś użytkownika). Gospodarz może zgłaszać użytkowników zespołowi Zoom, który przeanalizuje wszelkie potencjalne nadużycia i podejmie odpowiednie działania. Wystarczy znaleźć tę opcję w ikonie Security (Bezpieczeństwo), gdzie można dołączyć zrzuty ekranu i inną dokumentację w razie potrzeby.

Włączanie poczekalni

Poczekalnia jest ważną funkcją zabezpieczania spotkania Zoom. Poczekalnia to wirtualna strefa przejściowa, która powstrzymuje gości przed dołączeniem, dopóki gospodarz ich nie zaakceptuje. Gospodarz spotkania może dostosować ustawienia poczekalni, aby uzyskać dodatkową kontrolę. Może nawet spersonalizować wiadomość, którą widzą uczestnicy po wejściu do poczekalni. Ta wiadomość to dobre miejsce, aby zamieścić wszelkie zasady/wytyczne dotyczące wydarzenia.

Bezpieczne wydarzenia online - lekcja

Te wskazówki pomogą w organizacji bezpiecznych i udanych wydarzeń na Zoomie. Niezależnie od tego, jakie jest to wydarzenie, korzystając z funkcji bezpieczeństwa może być w pełni bezpieczne.

Chcesz zorganizować wydarzenie online i potrzebujesz pomocy? Firma Acnet oferuje profesjonalną obsługę konferencji, webinariów itp. Aby poprosić o wycenę usługi lub dowiedzieć się więcej zapraszamy do kontaktu mailowego: marketing@acnet.com.pl oraz telefonicznego: 22 863 81 19.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.